El mundo empresarial está evolucionando rápidamente, y con ello, la necesidad de digitalización, eficiencia y rentabilidad. En este contexto, el outsourcing se ha convertido en una solución esencial para grandes y pequeñas empresas para abordar estos cambios y equilibrar su creciente carga de trabajo, controlar los costos y aprovechar un talento global.
Recordemos que el outsourcing o subcontratación implica obtener un servicio o labor de un proveedor externo en vez de manejarlo internamente, con el beneficio más evidente de optimizar costos operacionales y tiempos. Los servicios comúnmente más externalizados son: Tecnologías de la Información, Recursos Humanos, servicios de Marketing y Diseño, Operadores de Servicio al Cliente y servicios financieros, contables y legales.
En este artículo nos centraremos en aquellos servicios de outsourcing que implican trabajo en campo continuo, como lo son servicio al cliente, personal de aseo, empresas de seguridad, construcción y faenas, logística, etc. Abordaremos los principales desafíos en la gestión de este tipo de personal hacia el 2024 y cómo la adopción de una solución digital es la mejor manera de abordar estos desafíos.
Piensa que una de las principales motivaciones que lleva a externalizar labores en terreno está el de mantener un servicio de calidad en todo momento. Necesito garantizar seguridad y protección si subcontrato guardias, o debo asegurar un flujo de atención eficiente en el caso de los operadores teléfonicos. Es por esta razón que las empresas de outsourcing deben tener a disposición grandes plantillas de trabajadores para satisfacer adecuadamente los requerimientos en cada una de las áreas.
En este contexto, son los supervisores y coordinadores de estas empresas de outsourcing, quienes tienen la responsabilidad de asignar horarios a docenas de personas que irán a trabajar en terreno cada día. Una buena parte de su semana está dedicada a sentarse frente a Excel y planificar los horarios de todas estas personas que, además, comúnmente cumplen labores en más de un único punto de trabajo.
Es una tarea muy demandante que está sujeta a muchas variables, como diferentes tipos de jornadas, cargos o lugares de trabajo. Puede llegar a consumir mucho tiempo y los métodos manuales traen grandes imprecisiones y descoordinaciones en la asignación de horarios.
Una solución digital en la nube como Breik puede permitirte asignar los horarios de cientos de colaboradores en cuestión de minutos, basándose en información histórica y requerimientos de la operación, todo esto considerando variables claves como cargos, tipos de jornada y puntos de trabajo.
A la operación que comentábamos recién, de asignar horarios para docenas de trabajadores, se suman variables particulares para cada colaborador que deben tomarse en cuenta cada vez que se vuelve a realizar la planificación semanal o bisemanal.
Entre ellas están el estado de las vacaciones, el estado de los domingos libres al mes o al año, el máximo de días asignables por ley, entre otras. Todas estas responden a las normativas laborales de cada país y también de cada industria. No necesariamente serán las mismas que aplicarán para choferes y transportistas que para operadores telefónicos o personal de aseo.
Con eso y todo, aún se sigue realizando la asignación de horarios con métodos manuales como Excel. En cualquiera de estos métodos no es posible llevar un monitoreo y ajuste al estado de cumplimiento de las normativas laborales para cada colaborador.
Breik es el gran aliado para protegerse ante las posibles multas y conflictos laborales por incumplimiento legal. Nuestra solución fue programada no solo para manejar horarios de plantillas completas de trabajadores, sino que también para ajustarse inmediatamente al estado normativo de cada persona, incluyendo los diferentes artículos que pueden activarse o desactivarse según la industria a la que pertenezcas.
Uno de los mayores desafíos para supervisores y coordinadores a cargo es monitorear el trabajo en campo de las personas. Primero si ingresaron a tiempo al turno asignado, luego si cumplieron con las labores y también si respetaron el horario de descanso y de salida.
Existen diferentes soluciones en el mercado que realizan esta tarea, como lo son las aplicaciones de control de asistencia en vivo. A través de estas, los supervisores pueden asegurar que los horarios asignados se cumplan efectivamente y así llevar un registro de horas trabajadas con máxima precisión que les permita optimizar la tarea de pagar sueldos.
Lo interesante comienza a suceder cuando estas aplicaciones de control de asistencia en vivo se integran y sincronizan en tiempo real con aplicaciones como Breik. La información de las primeras viaja a Breik y permite llevar un completo monitoreo de los niveles de personal asignados, comparados con aquellos que efectivamente asistieron al turno; Visualizar analíticas por cargo o sucursal y así poder mejorar las decisiones de asignación de horarios en cada nueva planificación, lo cual sin duda alguna, termina trayendo una optimización en los costos laborales.
